Virtuelle Gesellschafterversammlungen in der GmbH

1. Was sind virtuelle Gesellschafterversammlungen?

Eine GmbH muss mindestens einmal jährlich eine Gesellschafterversammlung durchführen. Bis zur Corona-Krise und den damit verbundenen Kontaktbeschränkungen war es die Regel, dass die Gesellschafter persönlich zu Versammlungen am Sitzungsort ihrer GmbH erscheinen. Während der Corona-Zeit haben hingegen virtuelle Formate von Gesellschafterversammlungen stark an Popularität gewonnen und sind mittlerweile nicht mehr wegzudenken.

Virtuelle Gesellschafterversammlungen werden im Wege einer Telefon- oder Videokonferenz durchgeführt. Möglich ist auch eine Mischung beider Formen, bei der einzelne Gesellschafter per Videokonferenz teilnehmen und andere Gesellschafter telefonisch zugeschaltet werden. Und schließlich ist auch eine gemischte Versammlung aus vor Ort anwesenden Gesellschaftern und solchen, die per Telefon oder Video zugeschaltet werden, denkbar.

2. Gesetzliche Neuregelung für virtuelle Gesellschafterversammlungen

Der Gesetzgeber hat der zunehmenden Digitalisierung Rechnung getragen und im GmbH-Gesetz (GmbHG) eine gesetzliche Grundlage für die Abhaltung virtueller Gesellschafterversammlungen geschaffen. Diese ist zum 1. August 2022 in Kraft getreten.

Bislang sah § 48 Abs. 1 GmbHG lediglich Präsenzversammlungen vor, bei denen sich alle Gesellschafter am Ort des Sitzes der Gesellschaft persönlich treffen müssen. Als einzige Ausnahme hiervon regelte der Gesetzgeber in § 48 Abs. 2 GmbHG das (schriftliche) Umlaufverfahren. Wenn man von diesen gesetzlichen Vorgaben abweichen wollte und beispielsweise auch Gesellschafterversammlungen mithilfe von Videokonferenzen abhalten wollte, musste man explizite Regelungen dazu in der Satzung der GmbH (auch Gesellschaftsvertrag genannt) festlegen. Eine solche Abweichung ist zulässig, weil es sich bei § 48 Abs. 1 und Abs. 2 GmbHG um sog. dispositives Recht handelt.

<blockquote class="quote-icon para">Hinweis: Das GmbH-Gesetz ist im Gegensatz zum Aktiengesetz überwiegend dispositiv geregelt. Das bedeutet, dass diese Vorschriften nur dann Anwendung finden, wenn in der Satzung nichts anderes geregelt ist. Die Beliebtheit der GmbH als Rechtsform resultiert nicht zuletzt aus dieser großen Flexibilität, mit der sich der Gesellschaftsvertrag sehr individuell an die Bedürfnisse der Gesellschaft anpassen lässt. Bei zwingenden Vorschriften hingegen ­– wie z. B. der Höhe des Stammkapitals ­– ist eine abweichende Satzungsregelung unzulässig.</blockquote>

<blockquote class="quote-icon achtung">Nun hat der Gesetzgeber § 48 Abs. 1 GmbH um einen Satz ergänzt, wonach Gesellschafterversammlungen auch telefonisch oder mittels Videokommunikation abgehalten werden können, sofern sich sämtliche Gesellschafter mit dem Verfahren einverstanden erklären.</blockquote>

Im Ergebnis besteht damit eine zweite Ausnahme zum weiterhin geltenden Grundsatz der präsenten Gesellschafterversammlung. Sofern sich alle Gesellschafter einverstanden erklären, bedarf es jedoch – im Gegensatz zu früher – keiner Satzungsregelung mehr, um Gesellschafterversammlungen mithilfe virtueller Formate durchführen zu können.

3. Hintergrund der Neuregelung

Mit der Aufnahme virtueller Gesellschafterversammlungen ins GmbHG nimmt der Gesetzgeber eine Anpassung an die veränderte Geschäftswirklichkeit infolge der Corona-Pandemie wahr.

Grundsatz der Präsenzversammlung

Gleichwohl spiegelt das persönliche Zusammenkommen der Gesellschafter weiterhin das gesetzliche Leitbild wider. Der Gesetzgeber hat nämlich virtuelle Formate nicht als gleichwertige Alternative zu Präsenzversammlungen gestaltet, sondern als Ausnahme hierzu.

Wenn also der Gesellschaftsvertrag keine Regelung zur Art der Versammlung vorsieht, muss eine Präsenzversammlung durchgeführt werden, sofern nicht vom Umlaufverfahren Gebrauch gemacht wird. Gerade bei konfliktreichen Themen erachtet der Gesetzgeber einen persönlichen Meinungsaustausch der Gesellschafter als wichtig.

Ausnahme: Umlaufverfahren

Um ein Umlaufverfahren durchführen zu können, müssen zunächst sämtliche Gesellschafter ihr Einverständnis in Textform (z. B. per Post oder E-Mail) erteilen, auch wenn der Beschluss selbst keine Einstimmigkeit erfordert. In der Regel kommt ein Umlaufverfahren daher nur bei Themen in Betracht, bei denen unter allen Gesellschaftern Konsens herrscht. Im Hinblick auf das Verfahren selbst ist zwischen zwei Gestaltungen zu unterscheiden:

1. Beim einstufigen Umlaufverfahren erklären sich die Gesellschafter mit dem zu treffenden Beschluss einverstanden. In diesem Fall werden die Beschlussanträge per Post versendet und die Gesellschafter wiederum versenden ihre Abstimmung ebenfalls per Post.
2. Beim zweistufigen Umlaufverfahren können sich die Gesellschafter zwar nicht in Bezug auf den zu treffenden Beschluss einigen, sind jedoch alle damit einverstanden, schriftlich im Umlaufverfahren abzustimmen statt eine Präsenzversammlung abzuhalten.

Auch Satzungsänderungen können grundsätzlich im Umlaufverfahren beschlossen werden. Eine Ausnahme gilt nur für solche Beschlüsse, bei denen das Gesetz ausdrücklich die Durchführung einer Versammlung vorschreibt. Zu solchen gravierenden Beschlüssen zählen Umwandlungsmaßnahmen wie die Verschmelzung, die Spaltung und der Formwechsel.

Erste Erleichterung während der Corona-Pandemie

Um die Handlungsfähigkeit der Gesellschaften trotz der verhängten Kontaktbeschränkungen und Abstandsgebote während der Corona-Krise aufrechtzuerhalten, erleichterte der Gesetzgeber mit dem Gesetzespaket über Maßnahmen zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie das Umlaufverfahren. Dadurch war das Erfordernis der Zustimmung sämtlicher Gesellschafter in Textform vorübergehend außer Kraft gesetzt.

In der Praxis führte dies dazu, dass Gesellschafterversammlungen über Video- oder Telefonkonferenzen abgehalten wurden, die Beschlüsse selbst jedoch anschließend im Umlaufverfahren gefasst wurden. Diese gesetzliche Erleichterung ist zum 31. August 2022 ausgelaufen.

Modernisierungsbedarf

Mittlerweile sind virtuelle Formate im geschäftlichen Alltag selbstverständlich geworden. Auch die damit verbundenen Einsparungen an Zeit und Kosten für Gesellschaften und ihre Gesellschafter dürften gerade in wirtschaftlich herausfordernden Zeiten ein weiterer Grund dafür sein, dass alternative Versammlungsformen sehr gefragt sind. Aufgrund dessen hat der Gesetzgeber Handlungsbedarf gesehen und virtuelle Gesellschafterversammlungen ins Gesetz aufgenommen.

4. Können Beschlüsse virtueller Gesellschafterversammlungen auch online beurkundet werden?

Einige Gesellschafterbeschlüsse bedürfen zu ihrer Wirksamkeit zwingend einer notariellen Beurkundung. Dazu gehören alle Beschlüsse, die eine Änderung des Gesellschaftsvertrages zur Folge haben,.

<blockquote class="quote-icon info">Wenn also beispielsweise die Satzung einer GmbH um die Möglichkeit virtueller Gesellschafterversammlungen nachträglich ergänzt werden soll, muss der entsprechende Beschluss notariell beurkundet werden.</blockquote>

Ebenso sind Umwandlungsmaßnahmen wie die Verschmelzung, die Spaltung oder ein Formwechsel notariell zu beurkunden, weil diese Form nach dem Umwandlungsgesetz (UmwG) zwingend vorgeschrieben ist. Bislang werden notariell beurkundungsbedürftige Gesellschafterbeschlüsse in der Regel in Präsenzversammlungen beurkundet.

Online-Beurkundung satzungsändernder Beschlüsse

Durch den Start des Online-Notariats zum 1. August 2023 können schon einzelne Sachverhalte aus dem Gesellschaftsrecht notariell beurkundet werden. Dazu zählen insbesondere die Gründung einer GmbH oder UG mit Barmitteln sowie Anmeldungen zu öffentlichen Registern. Auch können einstimmige Beschlüsse von Gesellschafterversammlungen bereits online beurkundet werden. Sobald andere Vorschriften jedoch die Form der notariellen Beurkundung vorschreiben, wie dies bei § 53 Abs. 2 S. 1 GmbHG für satzungsändernde Beschlüsse der Fall ist, scheidet eine Online-Beurkundung (noch) aus.

Dies soll erst ab dem 01. August 2023 möglich sein, wenn der Anwendungsbereich des notariellen Online-Verfahrens (Durchführung mittels Videokommunikation) auch auf satzungsändernde Beschlüsse ausgeweitet wird. Voraussetzung hierzu ist jedoch, dass die Beschlüsse einstimmig gefasst werden. Bei einer Mehrheitsentscheidung ist also allein eine Beurkundung im Präsenzverfahren zulässig.

Hintergrund hierfür ist, dass bei kontroversen Gesellschafterbeschlüssen mit hohem Konfliktpotential das Online-Verfahren als untauglich betrachtet wird. Aus diesem Grunde wird auch für die Durchführung von virtuellen Gesellschafterversammlungen – unabhängig davon, ob der zu treffende Beschluss notariell beurkundet werden muss oder nicht – die Zustimmung aller Gesellschafter verlangt.

Damit wird bei streitigen Themen, für die regelmäßig keine Zustimmung aller Gesellschafter zu erzielen sein wird, faktisch eine Präsenzversammlung erzwungen, bei der die Gesellschafter sich persönlich treffen und direkt austauschen können.

Keine Online-Beurkundung von Umwandlungsmaßnahmen

Bei Umwandlungsmaßnahmen ist eine notarielle Beurkundung im UmwG zwingend vorgeschrieben. Für die Verschmelzung heißt es beispielsweise in § 13 Abs. 1 S. 2 UmwG, dass der Beschluss nur in einer Versammlung der Anteilsinhaber - also der Gesellschafter - gefasst werden kann. Auf das Umlaufverfahren kann daher nicht ausgewichen werden.

Auch sind Umwandlungsmaßnahmen vom Online-Verfahren ausgeschlossen, weil sich diese nach Auffassung des Gesetzgebers aufgrund der hohen Komplexität der Materie nicht für eine Online-Beurkundung eignen.

Allerdings hat der Bundesgerichtshof (BGH) in einem Beschluss vom 5. Oktober 2021 (Az. II ZB 7/21) klargestellt, dass der Begriff „Versammlung“ keine physische Anwesenheit der Gesellschafter erfordert. Eine virtuelle Gesellschafterversammlung genügt dann den Formerfordernissen, wenn der Notar am Ort des Versammlungsleiters physisch anwesend ist und die Teilnahme- und Stimmrechte der Gesellschafter gewährt sind.

Umstritten bleibt weiterhin, ob ein Umwandlungsbeschluss auch einstimmig gefasst werden muss. Bis zur Klärung dieser Frage durch die Rechtsprechung kann bei der Beurkundung von Umwandlungsbeschlüssen auf eine virtuelle Beschlussfassung verzichtet werden, wenn keine Einstimmigkeit absehbar ist oder man einfach auf Nummer sicher gehen will. Wer dennoch nicht persönlich zur Gesellschafterversammlung erscheinen möchte, kann einen Vertreter bevollmächtigen. Bis auf wenige Ausnahmen können Vollmachten privatschriftlich erteilt werden.

<blockquote class="quote-icon info">Hinweis: Bei privatschriftlichen Vollmachten erstellt der Vollmachtgeber selbst den Text der Vollmacht und unterschreibt diese. Da kein Notar beteiligt ist, fallen keine Kosten an. Des Weiteren können Vollmachten notariell beglaubigt oder notariell beurkundet werden:

• Bei der notariellen Beglaubigung wird lediglich die Echtheit der Unterschrift des Vollmachtgebers bestätigt. Eine inhaltliche Überprüfung der Vollmacht findet nicht statt.
• Die notarielle Beurkundung bestätigt hingegen sowohl die Echtheit der Unterschrift als auch die Rechtmäßigkeit des Inhalts. Diese Art der Vollmacht bietet die höchste Rechtssicherheit und ist daher auch am teuersten.</blockquote>

5. Praxistipp: Regelung zu virtuellen Gesellschafterversammlungen in die Satzung aufnehmen

In den meisten GmbH-Satzungen sind zur Durchführung von Gesellschafterversammlungen lediglich Präsenzversammlungen vorgesehen. Wer jedoch auch nach dem Ende der Corona-Pandemie an virtuellen Gesellschafterversammlungen festhalten möchte, sollte die Satzung um die Möglichkeit virtueller Formate ergänzen. Dies bietet den Vorteil, nicht jedes Mal zuvor die Zustimmung aller Gesellschafter einholen zu müssen. Bei konfliktreichen Themen ist es zudem sehr unwahrscheinlich, dass alle Gesellschafter ihre Zustimmung erteilen. Daher droht der praktische Nutzen der gesetzlichen Neuregelung auf der Strecke zu bleiben, wenn keine Anpassung der Satzung erfolgt. Des Weiteren können durch das Ausweichen auf virtuelle Formate sowohl Kosten als auch Zeit eingespart werden.

Bei einer Satzungsänderung sollte man zudem die Gelegenheit nutzen, flankierende Regelungen zu Art und Weise der Durchführung der virtuellen Gesellschafterversammlungen aufzunehmen. Bei der Ausgestaltung besteht weitestgehend Freiheit, so dass man die Satzung individuell auf die Bedürfnisse der Gesellschaft und ihrer Gesellschafter zuschneiden kann.

Grundsätzlich muss die virtuelle Gesellschafterversammlung den teilnehmenden Gesellschaftern dasselbe bieten wie ein persönliches Treffen. Sie müssen sich austauschen, diskutieren und abstimmen können und dies ohne nennenswerte Verzögerungen bei der Übertragung.

Die folgenden Punkte sollten bei einer Änderung des Gesellschaftsvertrags erfasst werden:

Virtuelle Versammlung als Ersatz oder als Alternative zur Präsenzversammlung?

Grundsätzlich sollte überlegt werden, ob man auf die Präsenzversammlung komplett verzichten möchte oder ob sie lediglich eine alternative Möglichkeit darstellen soll.

Falls die Gesellschaftsversammlung künftig nur noch virtuell stattfinden soll, ist derzeit noch unklar, ob der entsprechende Beschluss einstimmig getroffen werden muss oder ob eine Dreiviertelmehrheit reicht. Bei einem Mehrheitsbeschluss ist daher mit Anfechtungsklagen der Minderheitsgesellschafter zu rechnen. Wie die Rechtsprechung sich hierzu positioniert, bleibt abzuwarten.

Sofern virtuelle Formate als gleichberechtigte Alternative zur Präsenzversammlung ergänzt werden sollen, reicht für den entsprechenden Beschluss eine Dreiviertelmehrheit.

Zulässige Medien

Es sollte zumindest konkretisiert werden, ob nur Video-, oder auch Audioformate zulässig sind oder auch eine Kombination beider Verfahren. Denkbar wäre auch eine Kombination mit Textnachrichten, um das Abstimmungsprozedere zu erleichtern. Im Hinblick auf die konkret verwendeten technischen Mittel sollte man jedoch nicht zu sehr ins Detail gehen, um technischen Neuerungen und Programmen gegenüber offen zu bleiben.

Ladung, Versammlungsort

Sofern die Satzung nichts anderes vorsieht, verlangt der Gesetzgeber einen eingeschriebenen Brief für eine ordnungsgemäße Ladung (§ 51 Abs. 1 GmbHG). Daher sollte die Gelegenheit nicht verpasst werden, eine Ladung per E-Mail zu ermöglichen. Anstelle des Versammlungsorts bezeichnet man das gewählte virtuelle Format.

Bestimmung eines Versammlungsleiters

Dies ist zwar im GmbH-Gesetz nicht vorgesehen, aber gerade, wenn die Teilnehmer der Versammlung von verschiedenen Orten zugeschaltet sind, sollte ein Versammlungsleiter bestimmt werden, der durch die Veranstaltung führt.

Beschlussmängel wegen technischer Probleme ausschließen

Es ist dringend anzuraten, die Anfechtung von Beschlüssen wegen technischer Probleme für alle virtuellen Formate dann auszuschließen, wenn weder Vorsatz noch grobe Fahrlässigkeit der Gesellschaft dafür ursächlich sind.

6. Fazit

• Virtuelle Gesellschafterversammlungen sind nach einer Neuregelung des GmbHG bei Einverständnis aller Gesellschafter auch ohne Satzungsregelung möglich.
• Um unkompliziert virtuelle Gesellschafterversammlungen zu ermöglichen, ist eine zusätzliche Regelung im Gesellschaftsvertrag empfehlenswert.
• Umwandlungsbeschlüsse können auch in virtuellen Gesellschafterversammlungen gefasst werden, sofern der Notar am Ort des Versammlungsleiters anwesend ist und die Teilnahme- und Stimmrechte der Gesellschafter gewahrt werden.
• Eine Online-Beurkundung ist bereits für einige gesellschaftsrechtliche Sachverhalte möglich, eine Ausweitung erfolgt zum 01. August 2023.

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