Transparenzregister: Eintragungspflicht - Fristen - Strafen

1. Hintergrund: Was ist das Transparenzregister und was wird dort eingetragen?

Die Umstellung des Transparenzregisters in ein Vollregister

Das Transparenzregister ist ein elektronisches Register, das Auskunft über alle wirtschaftlichen Berechtigten eines Unternehmens geben soll. Es wurde im Jahr 2017 mit dem neuen Geldwäschegesetz (GWG) geschaffen. Ziel des Transparenzregister ist es, Geldwäsche und Terrorismus zu bekämpfen. Mit der Reform des Geldwäschegesetz, die am 01.08.2021 in Kraft getreten ist, wurde das Transparenzregister in ein sogenanntes Vollregister umgestellt, um die Verknüpfung der Transparenzregister auf europäischer Ebene umzusetzen.

Einsichtnahme in das Transparenzregister

Zugang zum Transparenzregister haben Behörden, Verpflichtete und Mitglieder der Öffentlichkeit. Eine Registrierung im Online-Portal ist vor der Einsichtnahme erforderlich.

<blockquote class="quote-icon info">Verpflichtete: Das GwG verpflichtet bestimmte Gruppen von Unternehmen und Personen zu besonderen Sorgfalts-pflichten. Diese sind zur Einsichtnahme berechtigt, soweit sie gegenüber dem Transparenzregister nachweisen können, dass diese für die Erfüllung ihrer Sorgfaltspflichten erforderlich ist. Zu den Verpflichteten gehören u.a.

• Kreditinstitute,
• Finanzdienstleistungsinstitute,
• Zahlungsinstitute und E-Geld-Institute,
• Finanzunternehmen,
• bestimmte Versicherungsunternehmen und -vermittler,
• Rechtsanwälte,
• Notare,
• Steuerberater,
• Wirtschaftsprüfer und
• Immobilienmarker.

</blockquote>

Die Ermittlung des wirtschaftlich Berechtigten ist ein wichtiger Teil des „Know Your Costumer“ Prozesses (auch „KYC-Prüfung“), um Geldwäsche vorzubeugen. KYC bezeichnet vereinfacht die Überprüfung der Identität eines Geschäftspartners, bevor mit diesem Geschäfte gemacht werden. Nach dem GWG verpflichtete Unternehmen müssen ihre Vertragspartner vor Begründung der Geschäftsbeziehung oder vor Durchführung einer Transaktion identifizieren. Dazu gehören u.a. ID-Verifizierung, Identifizierung des wirtschaftlich Berechtigen, Sanktionsscreening und Anti-Geldwäsche-Screening.

2. Wer ist betroffen?

Eintragungspflichtig sind insbesondere juristische Personen des Privatrechts (z.B. GmbH, AG, SE) und eingetragene Personengesellschaften (z.B. OHG, GmbH & Co. KG). Einzelunternehmen und Gesellschaften bürgerlichen Rechts sind nicht eintragungspflichtig.

<blockquote class="quote-icon info">Praxisfolge: In der Praxis ist die GmbH die Hauptbetroffene. Die GmbH ist in Deutschland nicht nur mit Abstand die häufigste Rechtsform unter den Kapitalgesellschaften, sondern hat darüber hinaus in der Vergangenheit aufgrund der Pflichtangaben im Handelsregister zu den Beteiligungsverhältnissen und den persönlichen Daten der Geschäftsführer am häufigsten von der Mitteilungsfiktion profitiert.</blockquote>

Mitteilungsfiktion: Bis zum 01.08.2021war die Eintragung ins Transparenzregister nicht erforderlich, wenn sich die wirtschaftlich Berechtigten elektronisch abrufbar aus dem Handelsregister, Partnerschaftsregister, Genossenschaftsregister, Vereinsregister oder Unternehmensregister ergeben. In diesem Fall griff die sog. Mitteilungsfiktion.

<blockquote class="quote-icon achtung">Die Mitteilungsfiktion ist mit dem am 01.08.2021 in Kraft getretenen Transparenz- und Finanzinformationsgesetz (TraFinG) entfallen.</blockquote>

<blockquote class="quote-icon achtung">Vereine aufgepasst: Auch für Vereine besteht die Eintragungspflicht. Allerdings gilt die Besonderheit, dass der Bundesanzeiger Verlag für jeden eingetragenen Verein die Eintragung in das Transparenzregister vornimmt. Dabei geht der Bundesanzeiger davon aus, dass die Vorstände fiktiv wirtschaftlich Berechtigte sind und alle Vorstände die deutsche Staatsangehörigkeit und ihren Wohnsitz in Deutschland haben. Sobald eine dieser Tatsachen nicht zutrifft, muss der Verein die Eintragung selbst vornehmen. Weiter müssen Vereine beachten, dass eine Mitteilungspflicht an das Transparenzregister bei einem Wechsel des Vorstandes besteht, sofern der Vorstandswechsel nicht unverzüglich im Vereinsregister eingetragen wurde.</blockquote>

3. Wer und was muss gemeldet werden?

Gemeldet werden müssen die wirtschaftlichen Berechtigten einer Gesellschaft. Für diese müssen folgende Angaben gemacht werden:

• Vor- und Nachname
• Geburtsdatum
• Staatsangehörigkeit(en)
• Typ des wirtschaftlichen Berechtigten (fiktiv oder tatsächlich)
• Art und Umfang des wirtschaftlichen Interesses

Wirtschaftlich Berechtigter nach dem GwG

<blockquote class="quote-icon info">Ein wirtschaftlich Berechtigter im Sinne des GwG ist eine natürliche Person, in deren Eigentum oder unter deren Kontrolle eine Gesellschaft steht oder auf deren Veranlassung eine Transaktion durchgeführt oder eine Geschäftsbeziehung begründet wird, vgl. § 3 GwG.</blockquote>

Nach § 3 Absatz 2 GwG zählen natürliche Personen, die unmittelbar oder mittelbar

• mehr als 25 % der Kapitalanteile halten,
• mehr als 25 % der Stimmrechte kontrollieren oder
• auf vergleichbare Weise Kontrolle ausüben

zu den wirtschaftlich Berechtigten eines Unternehmens.

Fallbeispiele zur Ermittlung des wirtschaftlich Berechtigten

Unmittelbar wirtschaftlich Berechtigter der GmbH A ist Person 3. Die Personen 1 und 2 sind keine wirtschaftlich Berechtigten, da diese mit weniger als 25 % an der GmbH A beteiligt sind.

Unmittelbar wirtschaftlich Berechtigter der GmbH A ist Person 2. Oberster Rechtsträger der GmbH A ist die GmbH C. Diese wiederum wird von Person 2 direkt kontrolliert. Damit ist Person 2 wirtschaftlich Berechtigter der GmbH A zu 100 %.

Unmittelbar wirtschaftlich Berechtigter der GmbH X sind Person 1 und Person 3. Person 3 hält 70 % der Anteile direkt an GmbH X. Person 1 ist mittelbar wirtschaftlich Berechtigter, da die Kontrollkette ab der 2. Ebene vorliegt und jeweils eine Beteiligung von mehr als 50 % gegeben ist. Person 2 ist kein mittelbar Berechtigter der GmbH X, da auf der 2. Ebene keine Kontrolle vorliegt (Beteiligung < 50 %). Einzutragen sind daher Person 1 als mittelbar wirtschaftlich Berechtigter zu 30 % und Person 3 (Eigentum) zu 70 %.

<blockquote class="quote-icon para">Von mittelbarer Kontrolle wird gesprochen, wenn mindestens 25% der Anteile von einer oder mehreren Vereinigungen gehalten werden, die von derselben natürlichen Person kontrolliert werden. Eine Person kontrolliert eine Vereinigung insbesondere dann, wenn sie unmittelbar oder mittelbar einen beherrschenden Einfluss auf diese ausüben kann.

‍Beispiel: Unternehmen A hat 10 Gesellschafter, die je 10 % an A halten. Bei allen Gesellschaftern handelt es sich wiederum um Unternehmen. Person P ist Alleineigentümer drei dieser Unternehmen. P hat mittelbare Kontrolle.</blockquote>

Fiktiver wirtschaftlich Berechtigter

Es kann passieren, dass sich nach Durchführung umfassender Prüfungen und ohne, dass „Verdacht auf Geldwäsche“ bzw. Tatsachen nach § 43 Abs. GwG vorliegen, keine natürliche Person als wirtschaftlich Berechtigter ermittelt werden kann. In diesem Fall gilt gem. § 3 Abs. 2 Satz 5 GwG als wirtschaftlich Berechtigter der

• Gesetzliche Vertreter und/oder
• Geschäftsführende Gesellschafter und/oder
• Partner des Vertragspartners.

Kommen mehrere Personen als fiktive wirtschaftliche Berechtigte in Betracht, genügt nach den Auslegungs- und Anwendungshinweisen der Bundesanstalt für Finanzdienstleistungen (BaFin AuA) in der Regel die Erfassung einer einzelnen Person.

<blockquote class="quote-icon info">Praxistipp: Die Meldung ist nicht gebührenpflichtig. Es muss lediglich eine Jahresgebühr von 4,80 Euro entrichtet werden.</blockquote>

4. Besondere Regelungen im Immobiliensektor

Durch das TraFinG wird die Meldepflicht für ausländische Erwerber deutscher Immobilien ausgeweitet.

Ausländische Gesellschafen waren zwar schon immer meldepflichtig, wenn sie Grundbesitz in Deutschland erworben haben. Voraussetzung der Meldepflicht war aber bislang, dass die Gesellschaft unmittelbar als Eigentümerin im Grundbuch eingetragen war. In Zukunft ist eine Eintragung auch dann erforderlich, wenn sich eine ausländische Gesellschaft an einer Gesellschaft beteiligt, die Grundstücke in Deutschland hält.

5. Gestaffelte Fristen für Meldepflichten bis Ende 2022

Je nach Rechtsform galten für Unternehmen verschiedene Fristen für die Eintragung. Für Gesellschaften, die bis dahin von der sog. Mitteilungsfiktion profitiert haben, galten Übergangsfristen, die aber inzwischen abgelaufen sind:

• für AG, SE und KGaA bis zum 31.03.2022,
• für GmbH, Partnerschaften, Genossenschaften und Europäische Genossenschaften bis zum 30.06.2022,
• in allen anderen Fällen bis zum 31.12.2022 (insbesondere Personengesellschaften).

Darüber hinaus folgt auf diese Übergangsfrist zur Erfüllung der Eintragungspflicht eine zusätzliche einjährige Übergangsfrist, in der ein Verstoß gegen die Meldepflicht nicht sanktioniert werden darf.

<blockquote class="quote-icon info">Hinweis für Neugründungen und Neueintragungen: Die Übergangsfristen gelten nur für Unternehmen, die vor Inkrafttreten des TraFinG am 01.08.2021 von der Mitteilungsfiktion profitiert haben. Danach neu gegründete Unternehmen müssen daher unverzüglich die Meldung zum Transparenzregister vornehmen.</blockquote>

6. Strafen bei Verstoß gegen die Meldepflicht

<blockquote class="quote-icon achtung">Wird die Meldepflicht nicht, nicht vollständig, nicht rechtzeitig oder unvollständig erfüllt, liegt eine Ordnungswidrigkeit vor. Diese kann mit einem Bußgeld geahndet werden. Der Bußgeldrahmen für einfache Verstöße reicht bis 150.000 Euro. In Fällen eines schwerwiegenden, systematischen oder wiederholten Verstoßes sind Bußgelder bis zu einer Million Euro möglich. In Sonderfällen kann das Bußgeld auch deutlich darüber hinaus gehen, z.B. bei Verstößen von Finanzdienstleistern.</blockquote>

Welcher Tatbestand vorliegt, entscheidet sich danach, ob leichtfertiges oder vorsätzliches Handeln vorliegt. Die konkrete Strafe für ein Unternehmen, das der Verpflichtung zur Eintragung nicht nachkommt, hängt vom Einzelfall ab.

Verstöße gegen die Meldepflicht, bei denen ein Bußgeld von mehr als 200 Euro verhangen wurde, werden seit 2020 veröffentlicht. Dadurch droht zusätzlich ein Reputationsschaden.

Soweit Gesellschaften bis zum 01.08.2021 von der sog. Mitteilungsfiktion profiziert haben, gilt bis ein Jahr nach Ablauf der für die jeweilige Rechtsform geltende Übergangsfrist noch eine Bußgeldfreiheit. Das bedeutet, dass die Nichtvornahme oder unvollständige Vorname der Meldepflicht frühstens ein Jahr nach Ende der jeweiligen Meldefrist festgesetzt werden kann. Dennoch sollte diese Frist nicht ausgereizt werden. Vielmehr sollten sich Unternehmen rechtzeitig um die erforderliche Eintragung bemühen.

Die Übergangsregelungen laufen wie folgt aus:

• für die AG, SE, KGaA ab dem 01.04.2023,
• für die GmbH, Partnerschaften, Genossenschaften und Europäische ab dem 01.07.2023,
• in allen anderen Fällen ab dem 01.01.2024.

<blockquote class="quote-icon info">Praxisbeispiel: Der Vorstand des Vereins V wird von D und F gebildet. D hat die deutsche Staatsbürgerschaft, F ist Franzose. Der Verein hat bis zum 01.08.2021 von der Mitteilungsfiktion profitiert. Weil nicht beide Vorstände die deutsche Staatsbürgerschaft haben, muss der Verein auch die Eintragung selbst vor-nehmen und die Mitteilung vom Bundesanzeiger genügt nicht. Die Meldefrist für Vereine lief bis zum 31.12.2022. Daher kann ein Verstoß gegen die Meldepflicht bis zum 31.12.2023 nicht sanktioniert werden.</blockquote>

<blockquote class="quote-icon achtung">Zur Vermeidung finanzieller Nachteile sollte die Mitteilung nach § 20 GWG rechtzeitig erfolgen.</blockquote>

7. Praxisempfehlung: Selbstvornahme oder Meldung durch einen Rechtsanwalt?

Unternehmen können die Meldung selbst online unter www.transparenzregister.de vornehmen. Dort muss das Unternehmen registriert werden und es müssen alle Angaben zu den wirtschaftlich Berechtigten gemacht werden.

<blockquote class="quote-icon achtung">Eine Selbstvornahme der Meldung ist allenfalls bei sehr einfach gelagerten Sachverhalten zu empfehlen. Der Aufwand für die Eintragung und das Risiko bei fehlerhafter Meldung sind nicht zu unterschätzen.</blockquote>

Aufgrund der empfindlichen Bußgelder, die bei Nichtbeachtung der Meldepflicht drohen, sollte diese sehr sorgfältig und vollumfänglich erfüllt werden. Insbesondere bei komplizierteren Beteiligungsverhältnissen (z.B. Beteiligung einer juristischen Person an einer Gesellschaft, mehrstufige Beteiligungsverhältnisse oder Kontrollmöglichkeiten von Minderheitsgesellschaftern) oder Nebenabreden (z.B. Nießbrauch und Treuhand) sollte ein spezialisierter Rechtsanwalt hinzugezogen werden.

8. Das Wichtigste auf einen Blick

• Die Meldepflicht zum Transparenzregister gilt u.a. für alle GmbH, UG, AG, Partnerschaftsgesellschaften und Genossenschaften. Einzelunternehmen und die GbR sind nicht betroffen.
• Besondere Bestimmung gelten für Vereine und ausländische Gesellschaften mit Eigentum an Grundstücken in Deutschland.
• Je nach Rechtsform gelten für Unternehmen verschiedene Meldefristen zum Transparenzregister.
• Bei einer unterlassenen oder fehlerhaften Meldung zum Transparenzregister drohen empfindliche Bußgelder.
• Insbesondere bei komplexen Beteiligungsverhältnissen und Nebenabreden ist die Hinzuziehung eines Rechtsanwaltes bei der Anmeldung und Eintragung ratsam.

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