Betriebsprüfung: Betriebsprüfung: Wichtige Informationen, Tipps und effektive Unterstützung durch erfahrene Anwälte

1. Was versteht man unter einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt?

Um festzustellen, dass jedes Unternehmen seine Steuern ordnungsgemäß bezahlt und um Steuerhinterziehern auf die Spur zu kommen, können die Finanzämter sogenannte Betriebsprüfungen durchführen. Man spricht in diesem Zusammenhang auch oft von der sogenannten Außenprüfung, da sich derartige Prüfungen des Finanzamts nicht zwingend nur auf Betriebe beschränken; es können auch andere Steuerpflichtige, z.B. Freiberufler, betroffen sein. Rechtsgrundlage einer Betriebsprüfung des Finanzamtes sind die §§ 193 – 207 der Abgabenordnung (AO). Weitere Vorschriften enthält die sogenannte Betriebsprüfungsordnung, eine Verwaltungsvorschrift des Bundesfinanzministeriums.

Grundsätzlich können alle Steuerarten einer Kontrolle unterzogen werden. Die Prüfung kann sich aber auch auf eine oder mehrere Steuerarten beschränken. Auch die zu prüfenden Besteuerungszeiträume kann das Finanzamt nach seinem Ermessen bestimmen.

Einer Betriebsprüfung sieht sich natürlich kein Unternehmer gerne ausgesetzt. Deshalb ist es wichtig, sich schon im Vorfeld von einem versierten Rechtsanwalt beraten zu lassen, um teure Fehler zu vermeiden.

Wenn bei Ihnen eine Betriebsprüfung ansteht, bereiten wir Sie optimal darauf vor, sehen mit Ihnen gemeinsam Ihre Unterlagen durch und schätzen Risiken ab.

2. Abgrenzung zu anderen Prüfungsarten

Die Betriebsprüfung ist zum einen von Sonderprüfungen, wie der Umsatzsteuer-Sonderprüfung und der Lohnsteuer-Außenprüfung, zu unterscheiden. In beiden Fällen beschränkt sich das Finanzamt – anders als bei der Betriebsprüfung im eigentlichen Sinne – nur auf Kontrollen im Hinblick auf die betreffende Steuerart.

Zum anderen ist auch die so genannte Nachschau, namentlich die Umsatzsteuer- und die Lohnsteuer-Nachschau sowie die Kassen-Nachschau keine Betriebsprüfung. Anders als die Betriebsprüfung, dürfen Nachschauen ohne vorherige Ankündigung durchgeführt werden. Außerdem wird bei ihnen immer nur der aktuelle Ist-Zustand geprüft. Zeitspannen in der Vergangenheit werden – anders als bei der Betriebsprüfung – keiner Kontrolle unterzogen.

3. Zulässigkeit, Wahrschein­lichkeit und Häufigkeit

Außenprüfungen des Finanzamts treffen nicht nur Gesellschaften und größere Unternehmen. Auch Kleinunternehmern oder Freiberufler können sich ihnen gegenübersehen. Zulässig sind sie nach § 193 Absatz 1 AO bei folgenden Steuerpflichtigen:

• Gewerbetreibenden
• Inhabern eines land- und forstwirtschaftlichen Betriebs
• Freiberuflern
• Steuerpflichtige, die pro Kalenderjahr mehr als 500.000 Euro aus einer sog. Überschusseinkunftsart verdienen. Das können Einkünfte aus nichtselbständiger Arbeit, Kapitalvermögen, Vermietung und Verpachtung oder sonstige Einkünfte gem. § 22 EStG sein.

Nach § 193 Absatz 2 AO ist eine Außenprüfung darüber hinaus ausnahmsweise auch bei anderen als den o.g. Gruppen zulässig, wenn bestimmte Voraussetzungen vorliegen. So z.B. bei Steuerpflichtigen, die ihren Mitwirkungspflichten dem Finanzamt gegenüber nicht nachkommen.

Große Unternehmen müssen natürlich deutlich häufiger mit routinemäßigen Außenprüfungen rechnen. Die Betriebsprüfungsordnung (BpO) 2000 teilt Unternehmen nach ihren Umsatzerlösen in verschiedene Größenklassen ein:

• Großbetriebe (G)
• Mittelbetriebe (M)
• Kleinbetriebe (K)
• Kleinstbetriebe (Kst).

In Großbetrieben ist eine jährliche Betriebsprüfung nichts Ungewöhnliches. Mittelbetriebe sind hingegen nur etwa alle 11 Jahre davon betroffen.

Das Finanzamt kann bei einem Unternehmen aber auch bestimmte Auffälligkeiten zum Anlass für eine Betriebsprüfung nehmen. Dies können z.B. Unstimmigkeiten oder Fehler in der Steuererklärung sein. Beispiele sind:

• unplausible, verspätete oder gar überhaupt nicht eingereichte Steuererklärungen,
• jährlich stark schwankende Gewinne,
• hohe Steuernachzahlungen in der Vergangenheit sowie
• nicht entrichtete Steuern.

Wenn Ihr Steuerbescheid nach § 164 AO als vorläufig oder nach § 165 AO teilweise vorläufig gekennzeichnet ist, so kann das ein Hinweis auf eine drohende Außenprüfung sein. Je sorgfältiger Sie Ihrer Buchführung nachkommen und je gewissenhafter Sie Ihre Steuerpflichten erfüllen, desto niedriger ist das Risiko einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt.

4. Ankündigung der Außenprüfung

Das Finanzamt ist dazu verpflichtet, eine Außenprüfung schriftlich bzw. elektronisch durch eine sogenannte Prüfungsanordnung mit Rechtsbehelfsbelehrung anzukündigen. Dies muss mindestens zwei Wochen im Voraus erfolgen. Ausnahmen gelten, wenn der Prüfungszweck durch die Ankündigung vereitelt würde, z.B. beim Verdacht der Steuerhinterziehung.

Dem Steuerpflichtigen wird insbesondere mitgeteilt, welche Steuerarten geprüft werden und welche Zeiträume erfasst werden sollen. Der voraussichtliche Prüfungsbeginn und die Namen der Prüfer sind ebenfalls anzugeben.

Wichtig zu wissen: Meist kontaktiert das Finanzamt den Steuerpflichtigen vor der förmlichen Prüfungsanordnung schon telefonisch. Wer auf diese Weise informiert wird und noch keine Prüfungsanordnung erhalten hat, der kann jetzt noch eine strafbefreiende Selbstanzeige erstatten, wenn er sich einer Steuerhinterziehung schuldig gemacht haben sollte oder dies zumindest befürchtet.

Unsere spezialisierten Rechtsanwälte verfügen über langjährige einschlägige Erfahrung und kennen daher das Terrain strafrechtlicher Ermittlungen genauso gut wie die Ermittler, die Ihnen gegenüberstehen. Die Partner Dr. Tobias Mayer, LL.M. und Benedikt Perlet, LL.M. sind beide Fachanwälte für Steuerrecht, Dr. Mayer ist darüber hinaus zertifizierter Berater für Steuerstrafrecht (FernUniversität Hagen).

Wenn Sie eine Selbstanzeige erstatten wollen, sollten Sie uns schon vorher konsultieren, denn bei der Erstellung und Abgabe einer wirksamen Selbstanzeige gilt es, aufgrund lauernder Fallstricke, einiges zu beachten.

Wir prüfen auch, ob eine Prüfungsanordnung des Finanzamtes ordnungsgemäß erfolgt ist. Kann sie mit einem Einspruch angegriffen werden, wägen wir ab, ob dies in Ihrem speziellen Fall Sinn macht oder davon abgesehen werden sollte.

5. Vorbereitung der Betriebsprüfung

Wenn sich der Steuerprüfer angekündigt hat, müssen die für die Prüfung benötigten Dokumente und Daten zusammengestellt werden. Benötigt werden die Buchhaltungsunterlagen des in der Anordnung mitgeteilten Prüfungszeitraumes. Verstärkt interessiert sich das Finanzamt u.a. für:

• Verträge
• Fahrtenbücher
• Angaben zur Umsatzsteuer
• Privatentnahmen
• das Kassenbuch
• Buchungsbelege
• Inventuren
• Jahresabschlüsse

Im Detail besprechen wir mit Ihnen, was Sie bereithalten sollten. Wir beraten mit Ihnen und Ihrem Steuerberater, ob steuerliche Schwachpunkte bestehen, die dem Prüfer auffallen könnten und auf die Sie vorbereitet sein sollten.

Fehler begehen Unternehmen z.B. häufig bei der Deklarierung von Bargeschäften, beleglosen Barentnahmen, der Versteuerung von Fahrzeugen, bei Verträgen mit Angehörigen oder bei verdeckten Gewinnausschüttungen. Bei Unregelmäßigkeiten kann es zu einer Steuerschätzung kommen, die das Unternehmen finanziell erheblich belastet. Im schlimmsten Fall tritt die Steuerfahndung auf den Plan.

Wir stehen bereits im Vorfeld der Betriebsprüfung an Ihrer Seite und helfen Ihnen, folgenschwere Fehler zu vermeiden.

6. Methoden der Betriebsprüfung

Zur Prüfung werden unterschiedliche Methoden eingesetzt. Der Prüfer ist nicht an eine bestimmte Verfahrensweise gebunden.

Oft wird eine Umsatznachkalkulation vorgenommen, bei der auf Grundlage des Waren- oder Material-, Maschinen- und Lohneinsatzes untersucht wird, welche Umsätze erzielbar waren.

Daneben gibt es Zeitreihenvergleiche, bei denen nach Kalenderwochen Betriebseinnahmen und Ausgaben gegenübergestellt und auf Plausibilität überprüft werden. Teils kommen auch Methoden der Wahrscheinlichkeitsrechnung zum Einsatz, die unter den Bezeichnungen Benfords Gesetz und Chi-Quadrat-Test bekannt sind.

Aufgrund der Komplexität der Materie und der Vielzahl von Prüfungsmethoden ist die Unterstützung durch erfahrene Rechtsanwälte für Steuerrecht unerlässlich. Wir beraten mit Ihnen eingehend das beste Vorgehen, um insbesondere die gefürchteten Hinzuschätzungen des Finanzamtes, die z.B. bei unvollständigen Unterlagen und Dokumentationen drohen und zu beträchtlichen Nachzahlungen führen können, abzuwehren.

7. Ablauf der Betriebsprüfung

a) Durchführung der Prüfung

Zu Beginn der Prüfung muss sich der Steuerprüfer ordnungsgemäß ausweisen. Nach § 199 AO hat er sodann die tatsächlichen und rechtlichen Verhältnisse, die für die Steuer maßgebend sind, zugunsten wie zuungunsten des Steuerpflichtigen zu prüfen. Der Steuerpflichtige ist während der Außenprüfung über die festgestellten Sachverhalte und die möglichen steuerlichen Auswirkungen zu unterrichten.

Der Steuerpflichtige hat nach § 200 AO seinerseits eine Mitwirkungspflicht. Er muss u.a. Auskünfte erteilen, Unterlagen zur Einsicht und Prüfung vorlegen und die Finanzbehörde bei Ausübung ihrer Befugnisse unterstützen.
Da der Prüfer schon während des Prüfungsablaufs eine Auskunftspflicht hat, können wir schon zu diesem Zeitpunkt eine Argumentationsstrategie aufbauen.

b) Prüfungsfeststellungen

Im Anschluss trägt der Steuerprüfer seine Feststellungen zusammen. Wir können uns schon jetzt für Sie einschalten, die Ergebnisse mit dem Steuerprüfer besprechen und ggf. auf Korrekturen hinwirken.

c) Schlussbesprechung

Über das Ergebnis der Außenprüfung ist nach § 201 AO eine so genannte Schlussbesprechung abzuhalten, sofern der Steuerpflichtige nicht darauf verzichtet. Dabei werden strittige Fragen sowie die rechtliche Beurteilung der Prüfungsfeststellungen und ihre steuerlichen Auswirkungen erörtert. Jetzt ist Verhandlungsgeschick gefragt. Wir stehen Ihnen dabei mit all unserer Erfahrung zur Seite. Kann der Prüfer seine Feststellungen nicht hinreichend sachlich begründen, lassen diese sich in der Schlussbesprechung regelmäßig entkräften.
Oft kann bei Unstimmigkeiten eine so genannte „tatsächliche Verständigung“ erreicht werden. Steuerprüfer und Gebietsleiter einigen sich dabei mit dem Steuerpflichtigen auf einen Kompromiss und vermeiden so langwierige juristische Auseinandersetzungen. Die tatsächliche Verständigung ist in der Schlussbesprechung oder in anderen Phasen des Verfahrens möglich.

d) Betriebsprüfungsbericht

Nach der Prüfung erstellt der Steuerprüfer einen schriftlichen Betriebsprüfungsbericht. Dieser enthält die Prüfungsfeststellungen und ggf. die daraus folgenden Änderungen der Besteuerungsgrundlagen.

e) Steuerbescheid

Meist ergeht nach der Außenprüfung ein geänderter Steuerbescheid. Fällt dieser zu Ihrem Nachteil aus, können wir für Sie Einspruch einlegen und erforderlichenfalls später auch Klage vor dem Finanzgericht erheben.

8. Betriebsprüfungen anderer Stellen

Betriebsprüfungen können nicht nur durch das Finanzamt, sondern auch durch andere Stellen erfolgen.

Betriebsprüfung durch die Bundeszollverwaltung:

So kann etwa die Bundeszollverwaltung Betriebsprüfungen durchführen, unter anderem zur Kontrolle der Zahlung von Verbrauchsteuern (z.B. Tabak- oder Branntweinsteuer).

Betriebsprüfung durch die Deutsche Rentenversicherung:

Die Betriebsprüfungen der Deutschen Rentenversicherung richten sich nach dem Sozialgesetzbuch (§ 28p des SGB IV). Sie haben die Prüfung der korrekten Abführung der Sozialversicherungsbeiträge zur Kranken-, Unfall-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung zum Gegenstand.
Anders als das Finanzamt sind die Rentenversicherungsträger dazu verpflichtet, bei jedem Arbeitgeber in Deutschland alle vier Jahre eine Betriebsprüfung durchzuführen. Diese muss allerdings nicht zwingend vor Ort erfolgen, sondern kann bei Betrieben mit weniger als 20 Beschäftigten auch als sogenannte Vorlageprüfung durchgeführt werden: Die benötigten Dokumente werden dann an die Deutsche Rentenversicherung geschickt bzw. dieser elektronisch übermittelt.
Für eine Betriebsprüfung durch die Deutsche Rentenversicherung ist keine förmliche Prüfungsanordnung erforderlich, jedoch wird diese zwei Wochen im Voraus angekündigt. Die Prüfer können sämtliche Dokumente prüfen, die für den Prüfungszweck von Bedeutung sind,  zudem gibt es ein Abschlussgespräch. Zwei Monate nach der Prüfung erhält der Arbeitgeber eine schriftliche Mitteilung über das Ergebnis. Gegebenenfalls ergeht auch ein Nachzahlungsbescheid.

9. Was wir für Sie tun können

Wenn bei Ihnen eine Betriebsprüfung ansteht, sollten Sie uns so schnell wie möglich kontaktieren.

Das können wir für Sie tun:

• Vorbereitung der Außenprüfung, Sichten Ihrer Unterlagen, Risikoabschätzung und Hinweisen auf Fallstricke.
• Unterstützung bei Ihren Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten, z.B. bei Bargeschäften, bei der elektronischen Datenüberwachung sowie bezüglich Reise- und Bewirtungskosten.
• Vor einer Prüfungsanordnung beraten wir Sie ggf. über eine strafbefreiende Selbstanzeige und formulieren diese rechtssicher für Sie aus.
• In Einzelfällen gehen wir für Sie gegen eine angreifbare Prüfungsanordnung vor.
• Begleitung vor Ort durch die gesamte Betriebsprüfung. Zudem verhandeln wir für Sie mit den Finanzbehörden, wehren rechtswidrige Maßnahmen von Betriebsprüfern ab und widerlegen Hinzuschätzungen.
• Wir vertreten Sie engagiert und kompetent bei Einsprüchen und Klagen. Auch wenn Ihnen nicht nur eine Nachzahlung, sondern sogar ein Steuerstrafverfahren drohen sollte, sind wir an Ihrer Seite.